BürOffice Folyamatdigitalizációs Platform
Több, mint 25 éves tapasztalatunk alapján a legnagyobb kihívást a vállalatok számára az okozza, hogy a folyamatosan fejlődő IT infrastruktúra mellett lépést tudjon tartani a szervezetben bekövetkező változásokkal vagy a folyamatokban megjelenő újabb és újabb igények megvalósításának a kihívásaival.
Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?
► Egyik partnerünk szigetszerű rendszerei miatt mind az ügyfelei, mind az alkalmazottai részéről növekedett az elégedetlenség és a panaszok száma.
A BürOffice bevezetésével minden megváltozott. A cég folyamatait áttettük egy rugalmas digitális platformra, így 56%-kal csökkentettük a munkaerőigényt, és kevesebb mint felére rövidítettük az ügyek megoldási idejét.
Ez az átalakulás nem csak a munkafolyamataikat racionalizálta, hanem a frusztrációt is megszüntette.
► Egy másik partnerünk nagytömegű ügyfél-kiszolgálást végző csapata úgy érezte, elérte a teljesítménye maximumát, azonban a munka mennyisége tovább nőtt. A vezetőség nem látta, hogy mely alkalmazottak végzik kiválóan a munkájukat, és kik azok, akiknél támogatásra, továbbképzésre van szükség.
A BürOffice elemző moduljának bevezetésével egyedi teljesítmény riportokat hoztunk létre, amelyek pontosan megmutatták az egyes munkatársak teljesítményét. Fény derült arra, kik azok, akik kiemelkedően teljesítenek, és kik azok, akik munkája nem éri el a szükséges szintet. Mivel a BürOffice-ban mindenki megbízik, erre alapozva még egy teljesítmény-bérezési rendszer is ki lett alakítva, ami megszüntette a jól teljesítő munkatársak elismerés hiánya miatt érzett csalódottságát, és további fejlődésre inspirált mindenkit. A csapat összteljesítménye ugrásszerűen megnőtt.
► A harmadik ügyfelünk a modernizálás jegyében kiírt pályázatán kiválasztott egy dobozos terméket, majd szembesült annak korlátaival és az adatmennyiség által okozott lassulással.
A bevezetés után hat hónappal feladták a küzdelmet, és megkerestek minket. Közösen specifikáltuk az igényeiket, majd ennek megfelelően testreszabtuk a BürOffice-t. A szerződéskötéstől számított hat és fél hónap múlva teljeskörű funkcionalitással és integrációval (pl. SAP, Microsoft Graph) elindult a rendszer, ahova a korábbi rendszerekből az összes dokumentumot és üzleti adatot átmigráltuk. A migráció során napi 1 millió dokumentumot töltöttünk át, ami hozzávetőlegesen 30-szoros sebességnövekedést jelentett a korábbi rendszerbe történő importáláshoz képest.
A BürOffice alrendszerei
Ez az alrendszer a fizikai és elektronikus beérkező dokumentumok egységes feldolgozását segíti. A szkennelés, érkeztetés, automatikus iktatás és elirányítás folyamatát támogatja, így egyszerűsíti az ügyintézést. A rendszer intelligens szabályrendszer alapján kezeli az e-maileket, postai küldeményeket, és kapcsolatban áll a Cégkapuval is. Központosítható a beérkező levelek kezelése, és automatizálható a válaszlevelek iktatása is. A cél, hogy minden bejövő kommunikáció elektronikusan, visszakereshető módon rendelkezésre álljon.
Ez az alrendszer a dokumentumok életciklusát fedi le a létrehozástól az aláíráson át a fizikai tárolásig. Támogatja a sablon alapú dokumentumkészítést, automatizált adatkitöltést, valamint az iratok papír és digitális verzióinak nyomon követését, a digitális aláírást. Kiemelt szerepet kap az űrlapszerkesztő modul, ami sablonokat és logikákat kezel. A fizikai iratok nyilvántartására és mozgatására is van rendszer, beleértve a vonalkód alapú keresést, tárolást, átvételt és selejtezést is.
Ez az alrendszer az ügyintézők munkáját könnyíti meg a kimenő levelek, iratok előállításában, jóváhagyásában, aláírásában és kézbesítésében. Támogatja a sablon alapú dokumentumkészítést, a különféle csatornákon való küldést (posta, e-mail, Cégkapu stb.), valamint az automatikus iktatást is. A rendszer lehetőséget ad több címzett egyidejű kezelésére, a kézbesítések visszajelzésére és nyilvántartására, továbbá a küldemények visszakeresésére. Speciális funkcióként a sikertelen kézbesítések kezelése is megoldott, akár automatikusan újraküldéssel.
A dokumentum az alkalmazás integrációs lehetőségeit mutatja be: hogyan kapcsolódik más rendszerekhez, például Active Directory-hoz vagy levelezőszerverekhez. Támogatja a REST, SOAP, SFTP, webservice alapú kapcsolatokat is. Külön figyelmet fordít az e-mail és postai szolgáltatásokhoz való csatlakozásra, lehetővé téve a tértivevények automatikus kezelését. Kiemelten fontos, hogy a rendszer könnyen illeszkedjen más üzleti alkalmazásokhoz, így egy központi platformként működjön a küldemények kezelésére.