BürOffice Input alrendszer

Ismerős a helyzet, amikor egy ügyfél azt állítja, beküldött egy fontos dokumentumot, de senki nem találja? Vagy amikor a különböző csatornákon - postán, e-mailben, hivatali és cégkapun - beérkező információk elvesznek a cégen belüli útvesztőkben? Talán Ön is tapasztalta már, hogy egy ügy kapcsán beérkező dokumentum nem kerül megfelelő helyre, mert nincs, aki figyelje az összes bejövő csatornát? 

Képzelje el a következő helyzetet: Egy fontos ügyfél módosítást kér egy szerződésben. Az e-mailt a kapcsolattartó megkapja, és továbbítja a jogi osztálynak. A jogász elkészíti a módosítást, majd visszaküldi véleményezésre a kapcsolattartónak és a pénzügynek is. Közben az ügyfél újabb e-mailben további kérdéseket küld, amit csak a kapcsolattartó lát. A pénzügy egy harmadik szálon észrevételeket küld, amit a jogász nem kap meg. Három nap és 25 e-mail váltás után senki sem tudja pontosan, melyik a legfrissebb változat, ki hagyta jóvá, és milyen kérdések vannak még függőben. Amikor az ügyfél telefonon érdeklődik a státuszról, a kapcsolattartó kénytelen beismerni: "Utána kell néznem a levelezésben, és visszahívom." 

A vállalati hatékonyság egyik legnagyobb ellensége az információs káosz. Ahogy növekszik egy szervezet, úgy válik egyre nehezebben kezelhetővé a különböző forrásokból beérkező dokumentumok és adatok rendszerezése. Ez nemcsak időveszteséget, hanem jelentős kockázatokat is hordoz. 

A BürOffice Input alrendszere: az intelligens bejárat 

A BürOffice Input alrendszere olyan, mint egy intelligens "főbejárat" a vállalati információs folyamatokhoz. Feladata egyszerű, de létfontosságú: minden beérkező információ egységes, nyomon követhető és hatékony kezelése, függetlenül attól, honnan érkezik. 

Az alrendszer a következő csatornákon érkező információk fogadását és feldolgozását teszi lehetővé: 

• Postai küldemények digitalizálása: A fizikai levelek szkennelése és automatikus rendszerbe csatolása 

• Emailek automatikus kezelése: Központi és személyes postafiókokból érkező levelek automatikus érkeztetése 

• Hivatali és Cégkapu modul: Beépített közvetlen, a kézbesítési folyamataikhoz szervesen illeszkedő integráció a széles körben használt hivatalos elektronikus csatornákkal 

• Ügyfélportál integráció: Az ügyfelek által közvetlenül feltöltött dokumentumok azonnali feldolgozása 

• Call Center kapcsolat: A telefonos ügyfélszolgálaton rögzített információk automatikus továbbítása 

• Külső rendszerek integrációja: Más vállalati alkalmazásokból érkező adatok befogadása 

Hogyan működik ez a gyakorlatban? 

Egységes érkeztetés és nyilvántartás 

Képzelje el, hogy minden beérkező dokumentum – legyen az papíralapú levél, e-mail vagy hivatalos elektronikus irat – azonnal láthatóvá válik egy központi rendszerben. Az Input alrendszer automatikusan érkezteti, egyedi azonosítóval látja el és rögzíti a beérkezés minden fontos adatát. Így bármikor másodpercek alatt visszakereshető, hogy mi, mikor és honnan érkezett. 

Intelligens elirányítás és iktatás 

Az érkeztetett küldeményeket nem pusztán tároljuk, hanem a rendszer előre meghatározott szabályok alapján a megfelelő munkafolyamatba irányítja azokat. Például, egy szerződésmódosítás automatikusan a jogi osztály munkasorába kerül, míg egy számla a pénzügyre. Ez az intelligens elirányítás akár 70%-kal is csökkentheti az ügyintézési időt. 

Papírmentes feldolgozás és tárolás 

A fizikailag érkező dokumentumok digitalizálása után nincs szükség a papírok állandó mozgatására. A rendszer pontos nyilvántartást vezet az eredeti fizikai iratok tárolási helyéről, miközben a digitális másolatok a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak számára bárhonnan, bármikor elérhetőek. 

Automatikus összekapcsolás és előzményezés 

Az Input alrendszer egyik legfontosabb képessége, hogy felismeri hova tartoznak a dokumentumok. Ha egy ügyfél válaszol egy korábbi megkeresésre, a rendszer automatikusan az eredeti ügyhöz kapcsolja a választ, így mindig teljes képet kapunk az adott ügyről. 

Beépített biztonsági megoldások 

A rendszer használata a hatékonyság mellett a biztonságot is növeli. Minden beérkező dokumentum ellenőrzött módon, megfelelő jogosultságok birtokában kezelhető. A teljes naplózásnak köszönhetően mindig nyomon követhető az, hogy ki, mikor és mit tett az adott információval. 

Egyszerű integráció, gyors bevezetés 

A BürOffice Input alrendszere rugalmasan illeszthető a meglévő vállalati környezetbe. Támogatja a legelterjedtebb szkennelési megoldásokat és e-mail szervereket, továbbá beépített Hivatali és Cégkapu moduljával teljes körű megoldást nyújt a hivatalos elektronikus kommunikációra. A bevezetés során szakértőink segítenek az optimális folyamatok kialakításában, így akár néhány hét alatt használatba vehető a BürOffice. 

Valódi kontroll

Vezetőként nem csak a pénzügyi mutatókat szeretné átlátni, hanem azt is, hogyan kezelik kollégái a beérkező információkat. 

A BürOffice Input alrendszere valós idejű vezérlőpultot kínál, amelyen láthatja a beérkező küldemények számát, várható feldolgozási idejét és aktuális státuszát. Ez a felügyelet segít azonosítani a folyamatokban rejlő esetleges szűk keresztmetszeteket, és lehetővé teszi a gyors beavatkozást. 

A BürOffice Input alrendszerével végre megvalósítható a teljes körű, digitális bejövő információkezelés, amely nemcsak hatékonyabbá teszi a szervezetet, hanem jelentős versenyelőnyt is biztosít a gyorsabb reagálási képességen keresztül.

Üzleti előnyök

 A BürOffice Input alrendszere a következő előnyöket biztosítja: 

• Átláthatóság - vezetőként mindig pontosan látja, mennyi beérkező dokumentum vár feldolgozásra, hol tartanak a folyamatok 

• Gyorsaság - az automatizált érkeztetés és elirányítás akár 40%-kal gyorsabb ügyintézést eredményez 

• Megfelelőség - a törvényi és belső szabályozásoknak való megfelelés könnyebben biztosítható 

• Ügyfélélmény - az ügyfelek kérdéseire gyorsabban és pontosabban tud válaszolni 

• Költségcsökkentés - kevesebb emberi erőforrás szükséges az adminisztratív feladatokhoz