buroffice
BürOffice platformunk segítségével egy nagy lépést tehet a digitális működés felé. Segítségével követhetővé válik minden elektronikus vagy papír alapú dokumentum útja, hatékonyabban lehet a feladatokat elvégezni, ellenőrizhetővé teszi a határidők betartását.
A BürOffice-t úgy alakítottuk ki, hogy egyszerre akár több ezer ember is hatékonyan és megbízhatóan használhassa mindennapi munkája folyamán. Az alább felvetett problémák a piackutatásunk szerint a nagyvállalatok és más szervezetek működtetésének legnagyobb kihívásai.
Mire ad választ a BürOffice?
„El szeretnénk kerülni, hogy felügyleti bírságot kapjunk a törvényi megfelelés hiánya miatt.”
- A BürOffice figyeli a határidők betartását, és többszintű riasztást ad azok közeledtével.
„Túl sok munkaerő szükséges a papír alapú ügyintézéshez – ezen szeretnénk változtatni a jövőben.”
- A BürOffice segítségével a cég adminisztratív folyamatai egyszerűbbé és egységessé válhatnak, így megnyílik a tér a fejlődésre munkaerő bővítés nélkül.
„Nehéz – gyakran lehetetlen – kontroll alatt tartani egyes munkafolyamatokat.”
- A BürOffice lehetővé teszi az egyes feladatok munkatársakhoz kötését, így ellenőrizhetővé válnak a munkafolyamatok.
„A cégünk egyes telephelyei közötti dokumentum mozgatás idő- és pénzigényes (postaköltségek miatt).”
- Az elektronikus dokumentumkezelés egyik nagy előnye, hogy az iratok továbbítása és kezelése leegyszerűsödik.
„Nehéz megoldani a helyettesítéseket, hiszen időigényes a feladatok, és a hozzájuk köthető dokumentumok cseréje (még cégen belül is).”
- Lehetőség van egyszerre több munkatárs számára is elérhetővé tenni a dokumentumokat.
„Szeretnénk összekapcsolni a papír alapú és az elektronikus iratokat, de még nem tudjuk, mi a leghatékonyabb megoldás erre.”
- A BürOffice a papír és az elektronikus iratok összekapcsolását vonalkód alapú megoldásokkal támogatja.
„Nem tudjuk, hogy ki, mikor, mivel mennyi ideig foglalkozik.”
- A BürOffice mérhetővé teszi az egyes munkatársak tevékenységét, melynek eredményeként lehetőség van a szűk keresztmetszetek azonosítására és korrigálására.
A rendszert, mint egy általános digitális üzleti platformot gyakran egy olyan közegbe kell beépíteni, ahol már létezik egy egységes dokumentumtároló rendszer. A BürOffice esetében lehetőség van arra, hogy működése során az egyes elektronikus iratok kezelésére akár több, már meglévő háttérrendszert használjon.
Mivel a BürOffice moduláris felépítésű, így összeválogathatóak a bevezetéséhez szükséges modulok. Ennek eredményeként az új rendszer teljes mértékben igazodhat cége igényeihez és munkafolyamataihoz.
A BürOffice több féle iratkezelési módszert kombinálva is képes működni:
- Tisztán papír alapú iratkezelés, ahol csak az iktatókönyvi és ügyintézéshez szükséges adatok tárolása elektronikus
- Papír alapú és elektronikus iratok párhuzamos kezelése:
- E-mail
- Elektronikus adathordozók
- Portálról érkező küldemények - A papír alapú iratok munkaigényes mozgatását kiiktató fizikai iratokról készített iratképek alapján végzett teljes körűen elektronikus ügyintézés.
A teljes körű digitális ügyintézés folyamatában több helyen is elvégezhető a dokumentumok szkennelése. A hatékony munkavégzést vonalkód alapú megoldások támogatják.
A nagy mennyiségű iratkép kezeléséhez iratdigitalizáló és dokumentum-menedzsment eszközök illesztései állnak rendelkezésre.
Az iratkép alapú működés lehetőséget biztosít az iratkezelési és ügyintézési feladatok munkasorba irányítására, ahonnan a munkasorhoz rendelt, azonos kompetenciával rendelkező ügyintézők közvetlen vagy szabály alapú kiosztással kapják meg azokat.
A hagyományos és munkasor alapú irat- és ügykezelés tetszőlegesen kombinálható. A BürOffice megszokott irat-irat kapcsolatokon túl lehetőséget biztosít tetszőleges iratokból összeállított virtuális dossziék létrehozására. Egy dokumentum több dossziéban is szerepelhet, a hozzárendelés kézzel, fontosabb esetekben automatikusan is történhet.
A munkatársak kommunikációját segíti a rendszeren belüli üzenetküldő szolgáltatás. Az ügyintézés folyamatát támogatja az e-mail küldéssel kombinálható – így akár BürOffice-on kívüli személyeket is elérő – értesítési kör kezelő funkcionalitás is, melyben az adott kérdésre vonatkozó döntés egyszerűen rögzíthető.
A BürOffice biztosítja a speciális ügyintézési folyamatok előre meghatározott lépések szerinti automatikus irányítását. Ezt beépített funkcionalitása, illetve szabványos kiterjesztési lehetőségeinek – saját vagy külső munkafolyamat vezérlő motor, más ügykezelő rendszerek integrációja – segítségével éri el.
A BürOffice alkalmazás széles körű beépített integrációs képességekkel rendelkezik a vállalat meglévő informatikai alap-infrastruktúrájához. A további integrációs igények kielégítését megkönnyíti a BürOffice Integrációs Modulja.
A következőkben a BürOffice főbb tulajdonságait mutatjuk be:
Vonalkódok kezelése
A papír alapú iratok és a rendszerben tárolt adatok összekapcsolásának egyik leghatékonyabb módszere a vonalkódok használata:
- Iratkeresés
- Átadás-átvétel rögzítése
- Iratlistákból választás
Ezáltal a kézi vonalkód-leolvasó a BürOffice gyors és pontos vezérlő eszköze lehet.
Munkasor alapú ügyintézés
A BürOffice támogatja az ügyintézők kompetencia-csoportjainak létrehozását és az iratkezelési, ügykezelési folyamatok azokon keresztüli szervezését.
A munkasorban a feladatok automatikusan, illetve manuálisan is hozzárendelhetők a munkatársakhoz.
Csoportos műveletvégzés
Azonos státuszban levő iratokon, küldeményeken a közös műveletek egyszerre is elvégezhetők.
Prioritáskezelés
A feladatkezelés összetett prioritási rendszerrel működik, amelyben napról-napra növekszik az el nem végzett feladat prioritása.
A létrejövő feladatok manuálisan vagy több szempont szerint automatikusan is prioritási kategóriába sorolhatók, amelyek a növekedés ütemét befolyásolják.
Kiterjeszthetőség
A BürOffice lehetőséget nyújt tetszőleges rögzítő képernyő kiterjesztésére, amivel az egyes ügyintézési folyamatokhoz kapcsolódó specifikus adatok is rögzíthetővé és kezelhetővé válnak, egységesen az iratkezelésben használt általános adatokkal.
A különféle virtuális dossziék specifikus adatokkal való kiterjesztése különösen hatékony adatkezelést biztosít.
Iratkép alapú ügyintézés
A munkasor-kezelés, valamint az iratkép és a fizikai irat elkülönült útjának támogatása lehetővé teszi, hogy az e-mailek kezeléséhez hasonlóan a postai úton érkezett, papír alapú iratok ügyintézése is iratkép alapon történjen, vagyis az ügyintézéshez nem kell feltétlenül a papír dokumentumnak is vándorolnia.
A BürOffice ehhez alapkiépítésben tartalmazza a szükséges munkasorokat és a beérkező iratképekre, valamint e-mailekre vonatkozó szabályokat.
Teendőlista
A BürOffice felhasználójának aktuális feladatai automatikusan a személyes munkakosarában jelennek meg, prioritással és intézési határidővel.
A teendőre kattintva rögtön a megfelelő ügyintézői képernyő jelenik meg.
Az egységes teendőkezelő felület használata gyorsítja
a munkavégzést és csökkenti a betanítási időt.
Dossziékezelés
A BürOffice a megszokott irat-irat kapcsolatokon túl lehetőséget biztosít tetszőleges iratokból összeállított virtuális dossziék létrehozására.
Egy dokumentum több dossziéban is szerepelhet, a hozzárendelés kézzel, fontosabb esetekben automatikusan is megtörténhet.
E-mail helyett értesítés
A BürOffice az e-mailezés helyett az értesítések kezelését biztosítja. Így az e-mailek nézegetése helyett az adott feladatnál tudjuk ellenőrizni, hogy a kért vélemények megérkeztek-e már.
A rendszer kezeli a külső felhasználóknak kiküldött és megválaszolt e-mail alapú értesítéseket is.
Sablon alapú kimenőirat szerkesztés
A beépített szerkesztő átemeli a sablonba a címzett és az irat hivatkozott jellemzőit.
Iktatáskor az előállított PDf formátumú kimenő iraton megjelenhet vonalkód vagy – a szabályoknak megfelelően – akár szkennelt aláírások is.
Ablakos boríték használata esetén a nyomtatott vonalkód alkalmas a küldemény azonosítására.
Mindezekkel jelentős irattárzási-, logisztikai- és munkaerőköltség takarítható meg.
Dokumentum véleményezés
A BürOffice támogatja a több résztvevő által Word használatával történő dokumentumvéleményezést.
A funkció Word 2007-től érhető el, és a legfrissebb Word verzióval is működik.
Dashboard
A BürOffice a vezetőknek is információt szolgáltat a kollégák leterheltségéről, melynek segítségével be lehet avatkozni a terheléselosztásba.
A Dashboard teremti meg a lehetőségét az erőforrás-elosztás dinamikus kezeléséhez, mely segítségével lehetőségünk van a munkasorok terhelésének kiegyenlítésére.