Több, mint 25 éves tapasztalatunk alapján a legnagyobb kihívást a vállalatok számára az okozza, hogy a folyamatosan fejlődő IT infrastruktúra mellett lépést tudjon tartani a szervezetben bekövetkező változásokkal vagy a folyamatokban megjelenő újabb és újabb igények megvalósításának a kihívásaival.
Ezek a feladatok megnyilvánulnak abban, hogy magasabb színvonalú és gyorsabb ügyfélkiszolgálást kell nyújtani az ügyfelek felé, optimalizálni és átláthatóvá kell tenni a folyamatokat, meg kell felelni a törvényi elvárásoknak.
Emellett megjelennek az automatizáláshoz és a robotizációhoz kapcsolódó feladatok is.
A BürOffice a következő alrendszerekből áll:
Ez az alrendszer a rendszer alapja. Alapvetően csak a dokumentum nézegető és kezelő felületet, a feladatok egyszerű megjelenítését és a kompetencia alapú feldolgozást biztosítja. A CORE-ra épül az összes többi modulunk.
Küldeménykezelő alrendszerünkben abeérkező és kimenő dokumentumokat lehet kezelni, melyek alkalmazása során már az épülethez érkezéstől az irattári folyamatokig előforduló összes folyamati lépés lekövethető. Ezeket a dokumentumokat a legmodernebb módon, dokumentum azonosítóval és/vagy küldemény azonosítóval látjuk el a rendszerbe érkezést követően.
Iktatószámok és vonalkódok segítségével történik meg a dokumentumok egyediségének biztosítása, mely szükség esetén QR kóddal is elláthatók.
A küldeménykezelés alrendszerbe tartozik az integrált postai feladás, mely azon Ügyfeleink számára hasznos, akik nagy mennyiségben állítanak elő kimenő küldeményeket és/vagy szigorú számadású küldemények kezelése kiemelt feladat a területükön.
Ez az alrendszer is nevezhető alapfunkcionalitásnak, mely azért jött létre, hogy
- ne kelljen a felhasználóknak több szakrendszert használni,
- a szakrendszerekkel történő integráció elkerülhető legyen,
adott esetben ne kelljen egy adattár rendszert is vásárolni Ügyfeleinknek, ahol külön integráció kialakítása is szükséges.
A központi adattár Ügyfél, Partner és HR nyilvántartások kezelésére alkalmas, mely igény esetén bővíthető.
Irattár kezelésünk tipikusan a papíralapú dokumentumok fizikai helyének nyilvántartására és a fizikai mozgatások lekövetésére jött létre. A nyilvántartás többféle lehet, a tematika alapján jegyzékbe felvett dokumentumokon keresztül egészen az adhoc nyilvántartásokig. Ebben az alrendszerben nem csak a papíralapú dokumentumok, hanem az egyéb eszközök (pl.: pendrive, CD, kulcsok) jegyzékbevételére és követésére is van lehetőség.
Megfelelő paraméterezéssel a selejtezési, levéltárba küldési és megsemmisítési folyamatokat is leköveti a rendszer, illetve javaslatot ad a felhasználónak az irattári folyamatokban érintett dokumentumokra, eszközökre, így azokat nem kell manuálisan összeválogatni a rendszerben.
Kiegészítő moduljaink között a Nyilvántartás kezelés és az Űrlap alapján előállított sablon kezelés szerepel. A sablon előállítása során egy könnyen kezelhető felület segítségével egyszerűsítjük a felhasználók munkáját úgy, hogy nem szükséges egyéb rendszert használni a dokumentum előállítása érdekében, mivel azt egy képernyőn összeállítjuk automatikusan integrációk segítségével.
Nyilvántartás kezelésünk a járművek nyilvántartásától kezdve akármilyen kölcsönözhető tárgyig bezárólag képes megfelelő és pontos adatokat szolgáltatni az egyes eszközök helyéről, állapotáról, életútjáról.
Technikai moduljaink közé azokat a rendszer egységeket helyeztük el, melyek vagy nagyon specifikusak lehetnek a vállalatokra nézve, vagy egyéb szolgáltatóra is szükség van a működése során. Ilyen például a Digitális aláírást nyújtó moduk, melyen keresztül a velünk partneri kapcsolatban álló cégek(Netlock, Microsec, MySigno) aláírási funkciói érhetők el.
Specifikus modulnak tekintjük a Migráló eszközünket, mely akár rendkívül nagy mennyiségű (100 millió tételt meghaladó) dokumentum migrációjára is képes a napi operatív munkavégzés mellett.
Objektum kezelésünk is egyedi, mivel ebben a modulban különböző entitásokat és az azok közötti kapcsolatokat lehet leírni, mely adatok általában Ügyfeleink egyedi szakrendszereiben vannak tárolva.
Központi jogosultság kezelésünk is specifikus, mivel képesek vagyunk a rendszert úgy működtetni, hogy az egyben jogosultságkezelő rendszer is legyen, de képesek vagyunk különböző szakrendszereket használni a jogosultságok nyilvántartására, ilyen például az Active Directory.
Dinamikus integráció támogatásunk képes a szabványos webservice hívásoktól, a rendszerparaméterekkel felépíthető integrációkig szinte mindenféle kapcsolat kialakítására.