BürOffice Output alrendszer

A BürOffice Output alrendszere biztosítja a hatékony, szabályozott és automatizált információ továbbítást vállalata minden kommunikációs csatornáján. Legyen szó hagyományos postai levelekről, e-mailekről, hivatalos elektronikus kommunikációról vagy más csatornákról, a BürOffice egyetlen központi platformként kezeli az összes dokumentum küldést. 

A rendszer használatával minden kiküldött dokumentum egy helyen nyomon követhető, jelentős idő- és költségmegtakarítás érhető el az automatizált folyamatoknak köszönhetően, javul az ügyfélkapcsolatok hatékonysága, és megvalósul a jogi megfelelőség a beépített jóváhagyási folyamatok és kézbesítési igazolások révén. A központosított rendszer hatékonyabbá teszi a munkafolyamatokat azzal, hogy megszünteti a redundáns feladatokat és a párhuzamos ügyvitelt. 

Postai kimenő küldemények kezelése 

A BürOffice teljeskörű megoldást nyújt a fizikai küldemények előállítására, kezelésére és feladására. A sablon alapú dokumentumgenerálás automatikusan tölti ki az adatokat, valamint lehetőség van központi vagy egyéni nyomtatásra és borítékolásra. A Magyar Postával való integráció révén elektronikus feladójegyzéket készít a BürOffice, valamint a visszaérkező elektronikus kézbesítési igazolásokat is automatikusan feldolgozza.  

A rendszer támogatja a postai küldemények vonalkódos nyilvántartását és nyomon követését, a tértivevények elektronikus vagy manuális feldolgozását, valamint a kézbesíthetetlen küldemények automatizált kezelését is.

Elektronikus kommunikáció 

Az elektronikus csatornákon történő kiküldés során központi és egyéni postafiókokból is indítható kommunikáció, támogatott az egyedi vagy tömeges levelezés, valamint a sablon alapú megszemélyesítés is. Az Outlook integrációnak köszönhetően közvetlenül az Outlookból indítható a kimenő küldemény rögzítése és iktatása. A rendszer teljeskörűen támogatja a Hivatali- és Cégkapun történő kommunikációt, beleértve a KRX formátumú dokumentumok kezelését is. Emellett az Ügyfélportálon és Call Centeren keresztül is biztosított a kommunikáció. 

Jóváhagyás és sablonok 

A kimenő küldemények megfelelőségét szabályozott jóváhagyási folyamatok biztosítják. Lehetőség van felügyeleti szabályzatok definiálására, amelyek meghatározzák, hogy ki milyen típusú dokumentumot hagyhat jóvá vagy írhat alá. Támogatottak a többlépcsős jóváhagyási folyamatok, valamint az aláírási jogosultságok nyilvántartása és érvényesítése. A jóváhagyási folyamat teljeskörűen naplózott és visszakereshető. 

Az egységes vállalati arculat és tartalom érdekében központilag kezelhető, verziókövetett dokumentumsablonok használhatók. Az adatforrás connector a dinamikus integrációkon keresztül a BürOffice mellett más rendszerekben tárolt adatokból is lehetővé teszi az automatikus adatkitöltést. A sablon alapú dokumentumok egyedileg vagy tömegesen (körlevélként) is előállíthatók, a sablonok pedig – az egységesség érdekében – tetszőleges részekre bonthatók (pl. fejléc, lábléc, címzés, törzsszöveg). 

Gyakorlati példa: Egy szerződésmódosítás kiküldése 

Képzeljük el a következő helyzetet: Vállalatának több száz ügyféllel kötött egyedi szerződéseit kell módosítania. A folyamat a következőképpen zajlik a BürOffice-ban: 

Az ügyintéző kiválasztja a megfelelő, a rendszerben előkészített, és a jogi osztály által előzőleg jóváhagyott szerződésmódosítási sablont, amit a rendszer automatikusan feltölt az ügyféladatokkal a BürOffice-ból és más rendszerekből. Szükség esetén az ügyintéző személyre szabhatja a tartalmat és csatolhat további dokumentumokat. A létrehozott szerződésmódosítások a beállított szabályok szerint automatikusan a megfelelő vezetőhöz kerülnek jóváhagyásra, aki tömegesen is jóváhagyhatja az ugyanazon mintára készült dokumentumokat. 

A rendszer az ügyfél beállításai, a vele történt korábbi kommunikáció vagy a beállított szabályok alapján meghatározza a kézbesítés módját (tértivevényes levél, e-mail, Cégkapu stb.). A jóváhagyott dokumentumokat automatikusan legenerálja a BürOffice, az elkészült dokumentumokat a rendszer azonnal kiküldi, a papír alapú dokumentumokat a központi nyomtatási munkasorba irányítja. A kinyomtatott dokumentumok borítékolása, postai feladójegyzék generálása és feladása megtörténik, akár a Magyar Posta rendszerével integrálva. 

Az ügyintéző valós időben látja a kiküldött dokumentumok státuszát. Az elektronikus küldeményeknél azonnali visszajelzést kap a kézbesítésről, a postai küldeményeknél pedig a tértivevények visszaérkezésekor automatikusan frissül a küldemény státusza. Ha az ügyfél válaszol (akár elektronikusan, akár postai úton), a válasz automatikusan az eredeti ügyhöz kapcsolódik, és az ügyintéző azonnal értesítést kap róla. 

Ez a folyamat, ami hagyományos módszerekkel hetekig tartana és számos hibalehetőséget rejtene, a BürOffice-ban néhány nap alatt, minimális emberi beavatkozással, hibamentesen lezajlik. Az ügyintézők idejüket az érdemi ügyintézésre tudják fordítani, a vezetők pedig valós idejű áttekintést kapnak a folyamatok állapotáról. 

A BürOffice Output alrendszere jelentősen hozzájárul a vállalati folyamatok digitalizációjához, a papírmentességhez és az ügyfélélmény javításához. A szabályozott és automatizált dokumentumkiküldés nemcsak időt és költséget takarít meg, de csökkenti a hibalehetőségeket és növeli az ügyfélelégedettséget is. 

Üzleti előnyök 

 A BürOffice a következő előnyöket biztosítja: 

• 30-50%-os időmegtakarítás a kimenő küldemények kezelésében 

• Akár 40%-kal kevesebb papírfelhasználás az elektronikus csatornák hatékony kihasználásával 

• Nyomon követhetőség  – minden küldemény életútja egy helyen látható 

• Hibák minimalizálása  az automatizált folyamatoknak köszönhetően 

• Átlátható költségek  – a postai és egyéb kommunikációs költségek pontosan kimutathatók 

• Skálázhatóság  – tömeges kiküldések kezelése emberi erőforrás növelése nélkül 

• Gyorsabb ügyfélkiszolgálás  – a dokumentumok késedelem nélkül eljutnak a címzettekhez 

• Környezettudatosság  – kevesebb papír, kisebb ökológiai lábnyom