BürOffice Process alrendszer

A BürOffice Process alrendszer a teljes platformunk központi egysége, amely biztosítja a dokumentumok és folyamatok zökkenőmentes kezelését, a fizikai iratok átfogó nyilvántartását, valamint lehetővé teszi a dinamikus dokumentum-generálást és a vezetői döntéstámogatást. Ez az alrendszer biztosítja, hogy vállalatának minden folyamata átlátható, követhető és mérhető legyen. 

Dokumentumkezelés új generációs megoldásokkal 

A Process alrendszer a dokumentumkezelés teljes spektrumát lefedi, rugalmas és biztonságos környezetet biztosítva a vállalati dokumentumok számára. A dokumentumkezelési funkciók messze túlmutatnak az egyszerű tárolási megoldásokon: 

  • Multi-DMS támogatás: A BürOffice egyedülálló módon képes egyidejűleg több dokumentumkezelő rendszerrel (DMS) is együttműködni, és mindezt transzparensen tenni a felhasználók számára. Ez lehetővé teszi a költségoptimalizálást (fontos dokumentumok prémium tárhelyen, kevésbé fontosak olcsóbb tárolón), valamint a fokozatos migrációt egyik rendszerről a másikra, akár üzemidő alatt is. A rendszer támogatja többek között az EMC Documentum, IXOS Archive Server, MS SharePoint és saját DB-DMS és FS-DMS megoldásokat is. 

  • Verziózott dokumentumtárolás:  A rendszer automatikusan kezeli a dokumentumok verzióit, így mindig látható, ki, mikor és milyen módosítást végzett. Ez kulcsfontosságú compliance szempontból, valamint lehetővé teszi a korábbi verziókhoz való visszatérést is. A verziók közötti különbségek könnyen azonosíthatók, és a verzióváltás oka is tárolható, biztosítva a teljes audit trail-t. 

  • Fejlett digitális aláírás integráció:  A rendszer több digitális aláírás szolgáltatót is támogat. A dokumentumok jogi érvényességét biztosító elektronikus aláírások lehetővé teszik a teljesen papírmentes működést - legyen szó belső jóváhagyásokról vagy ügyfelekkel kötött szerződésekről. A folyamat során kérhető átvételi elismervény, valamint csoportos és egyedi aláírások is kezelhetők. 

  • Hiteles archiválás és hosszú távú megőrzés:  A dokumentumok hosszú távú, jogilag hiteles megőrzésére is komplett megoldást kínál a rendszer. Az elektronikus dokumentumok hiteles archiválása során a rendszer biztosítja az eredeti tartalom, időbélyegek és elektronikus aláírások hosszú távú megőrzését az eIDAS és hazai jogszabályoknak megfelelően, így az akár évtizedek múlva is bizonyító erejűek maradnak. A digitálisan aláírt dokumentumok esetén az időbélyegzés automatikusan frissíthető a hosszú távú érvényesség fenntartása érdekében. 

  • Jogosultságkezelés dokumentum szinten:  A dokumentumokhoz rendkívül finoman hangolható hozzáférési jogosultságok rendelhetők, akár dokumentum mappánként vagy egyedi dokumentumonként is. Ezáltal biztosítható, hogy bizalmas információkhoz csak az arra jogosultak férjenek hozzá, miközben a megosztott munkát igénylő dokumentumokon több felhasználó is dolgozhat. 

A dokumentumkezelési funkciókat szervesen kiegészítik az automatizált dokumentumgenerálási képességek, amelyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő formátumban álljanak rendelkezésre, amikor arra szükség van az üzleti folyamatokban. 

Dokumentumgenerálás - Intelligens tartalomkezelés a gyakorlatban 

A BürOffice dokumentumgenerálási képessége kiemelkedő versenyelőnyt biztosít az adminisztratív folyamatok automatizálásában. Ez a funkció messze túlmutat az egyszerű sablonkezelésen: 

  • Adaptív sablonrendszer:  A dokumentumsablonok dinamikusan alkalmazkodnak a tartalomhoz - automatikusan eltűnnek vagy megjelennek bizonyos szakaszok az adott ügytípus vagy ügyfél specifikumainak megfelelően, így minden dokumentum pontosan az adott helyzethez igazodik. 

  • Többcsatornás kimenetek:  Ugyanabból az adatforrásból egyszerre több dokumentum is létrehozható különböző csatornákhoz (email, nyomtatott levél, portál üzenet) - egységes megjelenéssel, de az adott kommunikációs csatorna sajátosságaihoz igazítva. 

  • Valós idejű adatintegráció:  A rendszer nemcsak a BürOffice-ban tárolt, hanem külső rendszerekből származó adatokat is beépíti a dokumentumokba. Az adatforrás connector a dinamikus integráció segítségével paraméterezhető módon REST API-kon keresztül, webszolgáltatásokból vagy SQL lekérdezésekkel is képes információt lekérni és beilleszteni a generált dokumentumokba. 

  • Tömeges és egyedi előállítás:  A rendszer ugyanolyan hatékonysággal képes egyetlen, vagy akár több ezer ügyfélnek szóló személyre szabott dokumentum elkészítésére (pl. tájékoztató levelek, értesítések). 

  • Verziókezelt sablonok:  A sablonok verziózottak, így előre be lehet állítani, hogy a létrehozott dokumentumok generálásamindig  pontosan az aktuális szabályok szerint történjen, ami megfelelőségi és jogszabályi szempontból kritikus fontosságú. 

Workflow motor - a folyamatok szíve 

A BürOffice Process alrendszer lelke a fejlett workflow motor, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamatok pontosan az Ön igényeinek megfelelően működjenek. Rendszerünk egyaránt kezeli a standard és egyedi munkafolyamatokat, így az előre definiált folyamatok mellett teljesen testreszabott üzleti folyamatokat is ki lehet alakítani. 

A rendszer támogatja például a komplex, több szereplős projektek koordinálását is, illetve a feladatkezelést és a ráfordítások mérését, így pontos képet ad arról, ki, mire, mennyi időt fordít. 

A workflow motor lehetővé teszi, hogy a folyamatok a vállalat működésének megfelelően legyenek kialakítva. A beépített chat funkció segítségével a munkatársak gyorsan és hatékonyan kommunikálhatnak egymással, minden üzenetváltás automatikusan dokumentálva lesz. 

Fizikai iratkezelés - híd a digitális és a papíralapú világ között 

Tudjuk, hogy a teljes digitalizáció mellett is szükség van a fizikai dokumentumok kezelésére. A BürOffice átfogó megoldást kínál az irattárazásra. Támogatja az irattári elemek nyilvántartását, pontosan tudja, hol találhatók a papíralapú dokumentumok, legyenek azok egy kollégánál, az átmeneti vagy irattárban vagy a végleges helyükön.  

A rendszer automatizálja az irattári folyamatokat, többek közt az igénylést, az átadást és a selejtezést is. Irattári logisztika modul lehetővé teszi nagy mennyiségű irat hatékony mozgatását és nyomon követését. 

A rendszer intelligens vonalkód-technológiával támogatja a fizikai dokumentumok kezelését, így mindig pontosan tudhatja, melyik irat hol található, és mennyi ideig kell még megőrizni azt. 

Vezetői döntéstámogatás és teljesítménymérés 

A BürOffice átfogó elemzési és riportolási lehetőségeket biztosít, hogy a vezetők valós időben láthassák a vállalat működését: 

  • KPI (teljesítménymutatók) automatikus mérése és nyomon követése  

  • Vezérlőpult (dashboard)  a legfontosabb mutatók vizuális megjelenítésére 

  • Analitikai lekérdező felületek  mélyebb elemzésekhez 

  • Munkasor dashboard  a munkafolyamatok aktuális állapotának áttekintésére és azonnali beavatkozásra 

A rendszer nemcsak a jelenlegi helyzetet mutatja be, hanem trendeket is mutat, így előre jelezhetők a potenciális problémák, mielőtt azok ténylegesen bekövetkeznének. 

Gyakorlati példa: Szerződéskezelési folyamat egy pénzügyi szolgáltatónál 

Egy 250 fős adminisztrációs csapattal rendelkező pénzügyi szolgáltató vállalat korábban rendkívül bonyolult és időigényes szerződéskezelési folyamattal dolgozott. A szerződés elkészítése, jóváhagyása, aláírása és archiválása esetenként akár 7-10 munkanapot is igénybe vett. A BürOffice bevezetésével a folyamat teljesen átalakult. 

Az első lépés a szerződés létrehozása – az ügyintéző a rendszerben kiválasztja a megfelelő, jóváhagyott szerződéssablont. Ezután a rendszer automatikusan kitölti a sablont az ügyfél számára belső adatforrásokból (ügyfél-nyilvántartás, termékadatbázis) származó adatokkal, így a teljes, hibamentes szerződés pillanatok alatt elkészül. 

Második lépés a jóváhagyási folyamat. Az előző lépésben elkészült szerződés automatikusan elindul a jóváhagyási folyamaton, ahol a beállított szabályok szerint értesítést kapnak a megfelelő jóváhagyók. Minden jóváhagyó a munkakosarában látja a várakozó feladatait, akár mobileszközről is elvégezheti a jóváhagyást. A rendszer automatikusan eszkalálja a feladatot, ha egy jóváhagyó nem reagál időben. 

A harmadik lépés a digitális aláírás. A jóváhagyott szerződést a rendszer automatikusan ellátja a megfelelő digitális aláírással.  

Ezután a megadott csatornán a szerződést kiküldjük az ügyfélnek 

Az ügyfél az általa is aláírt szerződést elektronikusan visszaküldi, amit a rendszer automatikusan becsatol a szerződés kötési folyamat dokumentumai közé, és erről értesíti az ügyintézőt. 

Az utolsó lépés az archiválás és nyomon követés. Az aláírt szerződés automatikusan archiválva lesz a digitális dokumentumtárban, valamint - ha szükséges - a fizikai példány tárolási helye is rögzítésre kerül az irattári nyilvántartásban. A szerződés lejárati ideje automatikusan bekerül a rendszerbe, amely időben figyelmeztetést küld a megújítás szükségességéről. 

Az eredmény: a teljes szerződéskezelési folyamat időigénye 7-10 napról 1-2 napra csökkent. Az ügyintézők 40%-kal több szerződést tudnak kezelni ugyanannyi idő alatt, miközben a hibaarány 85%-kal csökkent. A vezetői vezérlőpulton azonnal látható, hány szerződés van folyamatban, melyik fázisban, és hol keletkeznek esetleges fennakadások, így azonnali beavatkozásra van lehetőség. 

Üzleti előnyök 

  • Azonnali hatékonyságnövekedés - az automatizált folyamatoknak köszönhetően a munkatársak valóban érdemi feladatokra koncentrálhatnak 

  • Teljes átláthatóság - minden folyamat nyomon követhető, így soha nem vesznek el dokumentumok vagy feladatok 

  • Mérhető teljesítmény - objektív adatok segítik a vezetői döntéshozatalt és a folyamatok optimalizálását 

  • Rugalmas alkalmazkodás - a rendszer rugalmasan alakítható az üzleti igények változásával 

  • Fizikai és digitális integráció - mindegy, hogy papíralapú vagy digitális dokumentumokról van szó, minden egy rendszerben kezelhető 

A BürOffice Process alrendszere nem csupán egy dokumentumkezelő vagy workflow eszköz – ez egy átfogó digitalizációs platform, amely összeköti a dokumentumokat, folyamatokat és az embereket, hogy vállalata a lehető leghatékonyabban működhessen a digitális transzformáció korában.