Van, hogy nincs minden veszve
Rögzítés dáruma: 2023.10.20.
Ebben a podcast epizódban Gerebenics Zsolttal, az Audax Renewables IT igazgatójával és Mester Sándorral beszélgettünk egy problémás rendszerbevezetést követő újrakezdésről.
Résztvevők
| Mester Sándor - Moderátor |  |
| Gerebenics Zsolt - Audax IT igazgató |  |
| Tresch András - Quattrosoft ügyvezető |  |
Összefoglaló
Hadd meséljek az egyik legérdekesebb projekt-történetünkről, ami rendkívül tanulságos lehet mindenkinek, aki digitalizációs projektekbe kezd.
Az IT Business és a Quattrosoft közös podcast sorozatában beszélgettünk arról, hogy mi történik, amikor egy IT projekt nem a tervek szerint alakul és szállítót kell váltani. Vendégünk Gerebenics Zsolt, az Audax Renewables informatikai vezetője, a házigazda pedig Mester Sándor volt.
A történet előzménye, hogy az E.ON 2018 körül az Európai Bizottság kötelezése miatt megvált bizonyos eszközeitől, köztük a magyarországi versenypiacot kiszolgáló kereskedelmi egységétől. Ezt vásárolta meg a spanyol Audax, így jött létre az Audax Renewables Magyarországon. A spanyol cég jelentős napelem-parkokkal rendelkezik odahaza, és itt is ebbe az irányba kívánnak terjeszkedni.
Az átalakuláskor nyilvánvalóan az informatikai infrastruktúrát is újra kellett építeni. Az E.ON-tól való leválás után szükség volt egy olyan rendszerre, ami kezelni tudja a dokumentumok teljes életciklusát - a beérkezéstől a tárolásig, valamint a folyamattámogatást is. Ez komplex folyamatokat igényelt, tele üzleti problémákkal és informatikai kihívásokkal.
A feladat nehézségét fokozta, hogy az E.ON-tól átvett üzleti folyamatokat kellett az új infrastruktúrán megvalósítani. Az Audax mint tulajdonos jelen van, de a magyar üzleti egység alapvetően önállóan működik, az E.ON-tól örökölt folyamatokkal.
A buktatók
Az új szállító kiválasztása után a projektben hamar jelentkeztek az első problémák. Kezdett nyilvánvalóvá válni, hogy a kiválasztott szállító rendszere nem feltétlenül illeszkedik a valós igényekhez. Felmerültek olyan kérdések is, hogy mi történik akkor, ha az üzleti folyamatokat nem lehet teljes mértékben leképezni az új rendszerben.
Ahogy Zsolt fogalmazott: "A megvalósítás során mindig van az a pont, ahol a szállító azt mondja: ezt meg tudjuk csinálni, ezt meg máshogy. És itt van a nagy különbség, hogy mi az, ami a rendszeren kívülre helyeződik, ami pedig nekünk automatizálás szempontjából fontos lenne."
Tovább nehezítette a helyzetet, hogy 2022-ben, az orosz-ukrán háború kitörésével az energiaszektor rendkívül turbulens időszakba került. Ez megnövelte a rendszerrel szemben támasztott elvárásokat is, hiszen az ügyfélmegkeresések mennyisége jelentősen megnőtt.
A döntés
Három-négy hónapos felmérés után világossá vált, hogy a rendszer annyira kötött, hogy abból már nem tudnak kilépni, vagy csak olyan irtózatos költségekkel, amit már nem lehet vagy nem szabad megfizetni.
Zsolt így fogalmazott: "Mérlegre tettük az addigi befektetett energiát, a pénzt, az adatminőséget, valamint azt, hogy mit jelentene egy új projekt indítása. Végül azt mondtuk: értjük, ilyen ez a rendszer, de nem ez lesz az irány, mert a korlátok miatt nem látjuk benne a továbbfejlesztés, a továbblépés lehetőségét azzal az intenzitással, ahogy nekünk kellene."
A Quattrosoft ekkor került a képbe, részben azért is, mert a cég munkatársai ismerték és szerették a Quattrosoft BürOffice rendszerét, amivel korábban már is dolgoztak. Ez csökkentette a belső ellenállást is a váltással szemben.
Ahogy beléptünk a projektbe, láttam, hogy itt alapvetően két kihívás van: egyrészt a migrációs kockázat, másrészt az a tény, hogy egy rendkívül turbulens időszakban kellett átállni. Mivel korábban az E.ON-nál dolgoztunk, ismertük az iparágat, így tudtuk, mire számíthatunk.
A megvalósítás
A projekt 6,5 hónapig, 2023 január végétől július végéig tartott. Ez alatt az idő alatt specifikáltunk, fejlesztettünk, migráltunk és élesítettünk. Nem volt könnyű menet, de segített a már meglévő bizalom.
Nagy kihívást jelentett a migráció. A háttérben 3-4 terrabájtnyi adatot kellett mozgatni, de itt jött be a BürOffice rugalmassága: nem kellett mindent fizikailag átmozgatni, elég volt a hivatkozásokat migrálni. Ez jelentősen gyorsította a folyamatot.
Zsolt szerint ez fontos tanulság: "Ha egy olyan rendszert választunk, amelyben a migrációs eszköz merev, akkor annak a kötöttsége diktálja a sebességet. Ha viszont a migrációs eszközben van annyi rugalmasság, hogy a hatékonyság érdekében igazíthatjuk, azzal időt és erőforrást spórolhatunk."
A megoldás különlegessége
Mi a BürOffice-szal egy sajátos utat képviselünk a digitalizációs megoldások piacán. A nagy cégek erre a feladatra több különálló, bár integrált rendszerből álló megoldást kínálnak, a magyar, hagyományos tanúsított ügykezelő rendszerek pedig elsősorban az állami szabályozásnak megfelelő folyamatokat támogatják.
Mi viszont kezdettől fogva úgy alakítottuk ki a rendszerünket, hogy három kulcsterületet egyszerre kezeljen: a folyamatokat, az elektronikus tartalmakat és a fizikai iratokat. Nem külön rendszereket integrálunk, hanem eleve egyben kezeljük ezeket.
Ez lehetővé teszi, hogy lineárisan növekvő költséggel dolgozzunk, nincs exponenciális elszállás a testreszabás során. Mivel mindent mi csináltunk, nem ütközünk bele más eszközök korlátaiba sem.
A jövő
A sikeres projektnek köszönhetően már további együttműködésről is beszélünk az Audax-szal. Ahogy Zsolt említette: "Megyünk tovább. Újabb integrációban gondolkozunk, azon gondolkozunk, hogy hogyan fogjuk tudni az ügyfelek kiszolgálását még inkább a digitalizáció felé terelni."
Tervezik a cégkapu és céges tárhely használatát az ajánlatok kiküldésére, ami segíti a követést is. Emellett a gáz üzletág kiszolgálására is keresnek megoldást, és itt ismét felmerült a BürOffice, mint lehetséges eszköz, az űrlapgeneráló és egyéb funkcióinak köszönhetően.
Tanulságok
- Korai koncepció-kialakítás: Érdemes már a projekt elején egy alapos koncepciót kialakítani. "Mielőtt elkezdünk konkrétan egy folyamatot megvalósítani, csináljunk rá egy koncepciót" - mondta Zsolt. Ezt a szállító be tudja árazni, mindkét fél tisztán látja, mire vállalkozik.
- Szállítóval közös gondolkodás: "A szállítóval közös gondolkodás mindig hasznos" - hangsúlyozta Zsolt. Bár van egy csapdahelyzet, hiszen az elköteleződés után mindkét fél érdekelt a folytatásban, a kezdeti beszélgetések során kiderülhet, hogy nem vagyunk jó párjai egymásnak.
- Pontos dokumentáció: Zsolt kiemelte: "Kaptam egy leírást, kaptam hozzá sematikus ábrát, sokszor elmondták: ez lesz, ezt kértétek. Nem ért meglepetés, tényleg azt kaptam." Az írott és rajzolt dokumentáció "tiszta nyelvet" biztosított a projekt során.
- Bátorság a váltáshoz: Ha egy megoldás nem működik, vállalni kell a váltás fájdalmát. Ahogy Zsolt mondta: "Értjük, ez jó, de nem ez lesz az irány." Ez nehéz döntés, de hosszú távon kifizetődik.
- Rendszer rugalmassága: Rugalmas keretrendszert érdemes választani, ami képes alkalmazkodni az üzleti igényekhez, nem pedig fordítva.
A történet fő tanulsága talán az, hogy bár az IT projektek buktatói fájdalmasak lehetnek, a megfelelő partnerrel és hozzáállással mindig van kiút. Néha egy váltás, bármennyire is nehéz döntés, hosszú távon a legjobb választás lehet.
És talán a legfontosabb: tiszta kommunikáció, pontos dokumentáció, és a rugalmasság mindig kulcsfontosságú egy sikeres digitalizációs projektben. Mert ahogy Zsolt is hangsúlyozta: "Nehéz az üzleti elvárást és az IT kompetenciát fedésbe hozni, hogy ugyanarra gondolunk."