Az üzlet vezesse a digitalizációt, de az IT-nak is jut feladat

Rögzítés dáruma: 2022.01.19.

Ebben a podcast epizódban Mester Sánforral beszélgettünk az üzlet és az IT szerepéről a digitális transzformációban.

Résztvevők

Mester Sándor - Moderátor Mester Sándor
Tresch András - Quattrosoft ügyvezető Tresch András

Összefoglaló

Elkészült az újabb podcast-unk. Ez az epizód az IT Business podcast része, a 25 éves Quattrosoft mini sorozatának harmadik epizódja, ahol a vállalati informatikai szervezet szerepéről beszélgetünk Mester Sándorral a digitalizációs folyamatokban. 

A digitális transzformációs projektek sikerességéről

A nemzetközi és a magyar adatok is azt mutatják, hogy a digitalizációs projektek sikerességi aránya meglehetősen alacsony. A nemzetközi adatok szerint mindössze 5-30% között mozog, a magyarországi kutatásunk alapján pedig 26% körül van. Ezt érdemes fordítva is nézni: a projektek 70-95%-a nem éri el a kitűzött célját, vagy legalábbis nem az eredetileg tervezett formában.

Saját kutatásunkban, ami nagyjából ötvenezer munkavállalót ért el, és ez a munkaerőpiac több mint egy százaléka, azt találtuk, hogy a megkérdezett nagyvállalatoknak csak 26%-a elégedett a digitalizációs fejlesztéseikkel. Ez azt jelenti, hogy a szervezetek 74%-a nem érte el azt a célt, amit szeretett volna.

Mi okozza a sikertelenséget?

Több tényező járul hozzá a digitalizációs projektek sikertelenségéhez:

  1. Sokan azt gondolják, hogy a digitalizáció kizárólag IT projekt, és nem igényel üzleti támogatást. Ez alapvető tévedés.
  2. Túl sok különböző eszközt használnak a vállalatok, amelyek nincsenek megfelelően integrálva.
  3. Vannak cégek, amelyek egyszerre akarnak mindent digitalizálni, ami óriási kockázatot jelent.
  4. A digitalizáció alapvetően megváltoztatja a szervezet működését, ami jelentős ellenállást válthat ki az alkalmazottakból.
  5. Gyakran hiányzik az a vezetői szint, akit érdekel a teljes szervezet hatékony működése, nem csak a saját részlegéé.

Silók problémája

Érdekes jelenség, hogy miközben a szervezeti silók kezdenek megszűnni, technológiai szempontból újabb silók jönnek létre. Sok nagyvállalatban például rengeteg kis feladatmenedzsment rendszer működik egymás mellett. Ezek a rendszerek gyakran szigetszerűek, nem kapcsolódnak egymáshoz.

Kutatásunk szerint a nagyvállalatoknál átlagosan két dokumentumkezelő rendszer és másfél folyamattámogató megoldás van használatban. A fizikai iratkezelés támogatása pedig különösen problémás terület - az IT vezetők fele nem is tudta megmondani, milyen rendszerek foglalkoznak ezzel a területtel.

A papíralapú dokumentumok követése sok helyen nem megoldott, pedig fontos lenne tudni, hol vannak ezek a dokumentumok, különösen akkor, ha csak egyetlen példány létezik belőlük. Gondoljunk csak a munkaszerződésekre vagy más fontos iratokra.

A rendszerek integrációja

A kutatásban azt találtuk, hogy a vállalatok 86%-ánál laza vagy semmilyen integráció nincs a különböző rendszerek (dokumentumkezelő, folyamattámogató és fizikai iratkezelő) között. Ez azt eredményezi, hogy az emberek naponta 50-80 percet töltenek azzal, hogy információt keresnek a munkájukhoz.

A hatékonyság jelentősen javulhatna, ha az emberek azonnal látnák, hogy mit kell csinálniuk, és rögtön rendelkezésükre állnának az ehhez szükséges információk és eszközök. Csak ezzel 10-15%-kal javulna a hatékonyság.

Fájlszerverek és e-mailek használata

Meglepő adat, hogy a nagyvállalatok 89%-a még mindig használ fájlszerver funkciót a dokumentumok tárolására, és ebből 70% lokális fájlszervert használ. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumok több mint 50%-a nem elektronikus dokumentumkezelő rendszerben van, hanem fájlszerveren.

Az e-mail használata a munkafolyamatok támogatására szintén problémás terület. A nagyvállalatok 20%-a mondta, hogy náluk az e-mail fontos munkafolyamat-támogató eszköz. Ez nehezen követhetővé teszi a folyamatokat és az információáramlást.

A digitalizáció változó környezete

A koronavírus-járvány felgyorsította a digitalizációt, mivel a hagyományos, személyes jelenlétet igénylő munkafolyamatok nem működtek a távmunka során. Emellett a munkaerőpiaci változások is nyomást gyakorolnak a vállalatokra a digitalizáció irányába.

Korábban sok cég úgy gondolta, hogy olcsóbb embereket felvenni az adminisztratív feladatokra, mint digitalizálni a folyamatokat. Most azonban nehezebb és drágább megfelelő munkaerőt találni, ami ösztönzi a digitalizációt.

Hogyan lehet sikeres a digitalizáció?

A digitalizációs projektek sikeréhez elengedhetetlen az üzleti vezetői támogatás. Az IT vezetők szerepe felértékelődött a pandémia óta, mivel a hagyományos működési módok már nem voltak fenntarthatók.

A sikeres digitalizációhoz érdemes kisebb lépésekben haladni:

  1. Kezdjük a bevezetést egy innovatív, nyitott csoporttal a szervezeten belül.
  2. Vegyük figyelembe a már meglévő eszközkészletet és az eszközök adta lehetőségeket.
  3. Haladjunk 2-3 hónapos lépésekben, hogy mindig azt kapja az üzlet, amire vágyott.
  4. Figyeljünk a tényekre, ne feltételezésekre alapozzuk a projektet.
  5. Használjunk olyan eszközöket, amelyekhez Magyarországon is elérhető szaktudás.
  6. Törekedni kell az erősen integrált rendszerek létrehozására, különösen a folyamatok vonatkozásban.
  7. Az e-maileket ki kell zárni mind a dokumentumkezelés, mind a feladatkezelés területéről.

A digitalizáció buktatói

A sikertelen digitalizációs projekteknek két fő problémája van:

  1. Rettenetesen sok pénzt költenek el az átalakulásra, ami aztán hiába vész el.
  2. Az a probléma, ami miatt a projekt elindult, nem oldódik meg, és további költségnövekedés vagy működési bizonytalanság marad fenn.

Ugyanakkor a sikeres projekteknél azt tapasztaljuk, hogy a kezdeti ellenállás után a felhasználók nagyon megszeretik az új rendszert, és jelentősen javul a hatékonyság. Azok az ügyfelek, akiknél sikeresen elindítottuk a BürOffice bevezetését, általában folyamatosan dolgoznak velünk tovább, finomhangoljuk a rendszert az igényeiknek megfelelően, és újabb területeket vonunk be.

Végkövetkeztetés

Bár a digitalizációs projektek sikerességi aránya alacsony, nincs más út, csak a digitalizáció. A sikerhez elengedhetetlen az üzleti és IT oldal szoros együttműködése, a megfelelő vezetői támogatás, és a fokozatos, jól tervezett bevezetés. A cél nem lehet más, mint hogy olyan integrált rendszerek jöjjenek létre, amelyek valóban támogatják a munkavégzést és növelik a hatékonyságot.

Fontos kiemelni, hogy a digitalizáció nem egyszerűen IT projekt, hanem üzleti transzformáció, ami megváltoztatja a szervezet működését. Ehhez minden vezetői szinten elkötelezettségre van szükség, és figyelembe kell venni a szervezeti ellenállást is. A sikeres digitalizáció eredménye azonban megéri az erőfeszítést: hatékonyabb működés, elégedettebb felhasználók és jobb üzleti eredmények.