Van, hogy nincs minden veszve
Ebben a podcast epizódban Gerebenics Zsolttal, az Audax Renewables IT igazgatójával és Mester Sándorral beszélgettünk egy problémás rendszerbevezetést követő újrakezdésről.
Résztvevők
| Mester Sándor - Moderátor |  |
| Gerebenics Zsolt - Audax IT igazgató |  |
| Tresch András - Quattrosoft ügyvezető |  |
Összefoglaló
Szállítóváltás egy informatikai fejlesztési projektben
Ez a podcast epizód az IT Business és a Quattrosoft közös sorozatának újabb része, ahol egy ritkán tárgyalt témát boncolgatnak: mi történik akkor, ha egy informatikai projekt a szállító oldalán sikertelenül zárul, és hogyan érdemes továbblépni az ügyfél szempontjából? A beszélgetésben három szakember vesz részt: Mester Sándor műsorvezető, Tresch András, a Quattrosoft első embere, és vendégként Gerebenics Zsolt, az Audax Renewables KFT informatikai vezetője.
Az Audax Renewables háttere
Gerebenics Zsolt bemutatja cége történetét. Az E.ON 2018 környékén az Európai Bizottság kötelezése miatt kénytelen volt megválni bizonyos eszközeitől, így a magyarországi kis- és középvállalkozásokat, valamint nagyvállalatokat kiszolgáló kereskedelmi egységét értékesítette. Ezt a spanyol Audax csoport vásárolta meg, amely Magyarországon kívánta megkezdeni terjeszkedését a régióban. Az Audax főként a megújuló energiák területén aktív, Spanyolországban nagy napelem-parkokkal rendelkezik, és Magyarországon is ebbe az irányba kíván fejlődni.
A cég átvétele első körben egy üzleti leválás volt, amelyben az infrastruktúrát az E.ON-tól bérelték. A tranzakció lebonyolításához az Audax a BBKK tanácsadó céget kérte fel a projektvezetésre és a jövőbeni IT architektúra megtervezésére. Gerebenics Zsolt e tanácsadó cég projektvezetőjeként került az Audax környezetébe.
A projekt céljai és kihívásai
A projekt egyik legfontosabb feladata az ügyfelek kiszolgálásával kapcsolatos dokumentumkezelés megvalósítása volt egy jól átlátható, stabil környezetben. Ez nem csupán a dokumentumok elektronikus tárolását jelentette, hanem azok beolvasását, nyomtatását és a kapcsolódó ügyintézői folyamatok kialakítását is. A fő kihívás az volt, hogy az E.ON-tól örökölt üzleti folyamatokat át kellett emelni egy teljesen új IT infrastruktúrára.
A projekt "zöldmezős" jellegű volt, vagyis nulláról kellett felépíteni mindent, ami egyszerre jelentett hatalmas munkát és nagy lehetőséget is a korszerű, jövőbemutató megoldások kialakítására. Az Audax létrehozta Magyarország első olyan SAP HANA rendszerét a közmű szektorban, amely élesben el is indult.
Az első szállítói kapcsolat problémái
Az eredeti dokumentumkezelési rendszert egy olyan szállító biztosította, akinek a megoldása nem váltotta be a hozzá fűzött reményeket. Az elképzelés az volt, hogy a szállító által biztosított keretrendszer stabilitást és standardizálást hoz a folyamatokba, a belső üzleti folyamatokat pedig hozzáigazítják ehhez.
Amikor azonban a gyakorlatban elkezdték használni a rendszert, kiderült, hogy a keretrendszer túlságosan kötött, és a szükséges változtatások vagy nem voltak megvalósíthatók, vagy aránytalanul nagy költséggel jártak volna.
A rendszer indulását követő 3-4 hónapos időszak nyilvánvalóvá vált, hogy a rendszer nem biztosítja a kívánt rugalmasságot és fejlesztési lehetőségeket.
A problémákat súlyosbította, hogy 2022 elején, a háború kitörésével az energiaszektor rendkívül turbulens időszakba került, ami jelentősen megnövelte a rendszerre nehezedő terhelést. A megnövekedett ügyfélmegkeresések mind lecsapódtak a dokumentumkezelő és folyamattámogató rendszerben.
A Quattrosoft bevonása a projektbe
Miután az Audax felismerte, hogy az eredeti megoldás nem működik megfelelően, alternatívákat kezdett keresni. A Quattrosofttal való kapcsolatfelvétel előnye volt, hogy az Audax munkatársai már ismerték a Quattrosoft által fejlesztett BürOffice alkalmazást, mivel azt korábban az E.ON-nál használták és kedvelték. Ez csökkentette a várható belső ellenállást az új rendszerrel szemben.
2022 novemberében kezdődtek a megbeszélések a Quattrosofttal. Január végére egyeztették a részleteket, és megkezdődött a projekt, amely 2023. július 31-re sikeresen lezárult. A 6,5 hónapos átfutási idő ellenére teljes körű volt a Büroffice bevezetés: specifikáció készült, interfészeket alakítottak ki az SAP rendszerhez, és megoldották az adatmigrációt is.
A sikeres migráció kulcselemei
A sikeres projektátadást több tényező segítette:
- Bizalom: Mivel a végfelhasználók már ismerték a Quattrosoft rendszerét az E.ON-os időkből, megvolt a bizalom az új szállító iránt.
- Rugalmas migrációs eszközök: A Quattrosoft olyan rugalmas migrációs megoldást tudott biztosítani, amely nem igényelte az összes adat fizikai mozgatását. Ehelyett elegendő volt a hivatkozásokat aktualizálni, ami jelentősen gyorsította a folyamatot és kímélte a szerver-kapacitást.
- Részletes dokumentáció: A projekt során a Quattrosoft mindig pontosan leírta és ábrákkal illusztrálta, hogy mi fog történni, így nem érték meglepetések az ügyfelet.
- Határidő-kötöttség: Kulcsfontosságú üzleti követelmény volt, hogy a rendszernek nyárra működnie kell, így elkerülhető legyen, hogy egy esetleges őszi turbulens időszakban kelljen az átállással foglalkozni.
Tanulságok és jövőbeli tervek
A beszélgetés során számos tanulság fogalmazódott meg:
- Koncepcióterv fontossága: Mielőtt egy konkrét folyamat megvalósításába kezdenének, érdemes egy koncepciótervet készíteni. Ez segít tisztázni az elvárásokat és a szállító is pontosabban be tudja árazni a munkát.
- Közös gondolkodás a szállítóval: Az ügyfél és a szállító közötti együttműködés kulcsfontosságú, mert olyan szempontokat hozhat be, amelyekre az ügyfél nem gondolt.
- Tiszta kommunikáció: Az írásban rögzített, ábrákkal kiegészített dokumentáció alapvető fontosságú a félreértések elkerülése érdekében.
- Eszközfüggő és eszközfüggetlen tervezés egyensúlya: Fontos megtalálni az egyensúlyt az általános, eszközfüggetlen koncepció és a konkrét rendszerre szabott implementáció között.
- Bátor döntéshozatal: Az Audax vállalta azt a nehéz döntést, hogy leírja a korábbi fejlesztésbe fektetett pénzt és erőforrást, és új irányt vegyen, ami hosszú távon kifizetődő volt.
Az Audax és a Quattrosoft együttműködése a sikeres projekt után is folytatódik. Az Audax további integrációkat tervez, például a cégkapun keresztüli hivatalos kommunikációt ügyfelei felé, valamint a gázüzletág folyamatainak támogatását ugyanazon a platformon, amelyen már az áramüzletág is működik.
Technológiai megközelítések a dokumentumkezelésben
A beszélgetés során Tresch András kitér a dokumentumkezelési megoldások különböző megközelítéseire:
- Tanúsított ügykezelő rendszerek: Ezek eredetileg iktató rendszerek voltak, amelyek az állami szabályozásnak megfelelően fejlődtek, és erősen kötött folyamatokat követnek.
- Paraméterezhető keretrendszerek: Nagy cégek által képviselt irány, amely elvben rendkívül rugalmas, de a gyakorlatban gyakran korlátokba ütközik és költséges.
- Integrált megoldás: A Quattrosoft megközelítése, ahol a folyamatok, az elektronikus tartalmak és a fizikai iratok kezelése egységes rendszerben történik, nem külön rendszerek integrációjával.
A Quattrosoft előnye, hogy nincs exponenciális költségnövekedés a testreszabás során, és a rendszer nem ütközik olyan korlátokba, mint például a maximálisan importálható dokumentumok száma (amit Tresch András egy konkurens megoldás esetében 60.000 dokumentum/nap értéket említ).
Összegzés
Az epizód egy tanulságos történetet mutat be arról, hogyan lehet sikeresen kezelni egy problémássá vált IT projektet. Az Audax felismerte, hogy az eredeti szállító megoldása nem felel meg a hosszú távú igényeinek, és bár nehéz döntés volt, de váltottak. A Quattrosoft rugalmas megközelítése, a korábbi felhasználói tapasztalatokból eredő bizalom, és a világos kommunikáció együttesen tették sikeressé a projektet.
A történet jól példázza, hogy egy szállítóváltás hosszú távon kifizetődő, ha az új megoldás jobban illeszkedik a vállalat igényeihez és jövőképéhez.
A podcast fontos üzenete, hogy a technológiai döntések nem pusztán technikai kérdések, hanem stratégiai fontosságúak, és bátorság kell ahhoz, hogy elismerjük, ha egy korábban választott út nem bizonyul megfelelőnek.