BürOffice platformunk segítségével egy nagy lépést tehet a digitális működés felé. Segítségével követhetővé válik minden elektronikus vagy papír alapú dokumentum útja, hatékonyabban lehet a feladatokat elvégezni, ellenőrizhetővé teszi a határidők betartását.

A BürOffice-t úgy alakítottuk ki, hogy egyszerre akár több ezer ember is hatékonyan és megbízhatóan használhassa mindennapi munkája folyamán.  Az alább felvetett problémák a piackutatásunk szerint a nagyvállalatok és más szervezetek működtetésének legnagyobb kihívásai. 

Mire ad választ a BürOffice?

„El szeretnénk kerülni, hogy felügyleti bírságot kapjunk a törvényi megfelelés hiánya miatt.”

• A BürOffice figyeli a határidők betartását, és többszintű riasztást ad azok közeledtével.

„Túl sok munkaerő szükséges a papír alapú ügyintézéshez – ezen szeretnénk változtatni a jövőben.”

• A BürOffice segítségével a cég adminisztratív folyamatai egyszerűbbé és egységessé válhatnak, így megnyílik a tér a fejlődésre munkaerő bővítés nélkül.

„Nehéz – gyakran lehetetlen – kontroll alatt tartani egyes munkafolyamatokat.”

• A BürOffice lehetővé teszi az egyes feladatok munkatársakhoz kötését, így ellenőrizhetővé válnak a munkafolyamatok.

„A cégünk egyes telephelyei közötti dokumentum mozgatás idő- és pénzigényes (postaköltségek miatt).”

• Az elektronikus dokumentumkezelés egyik nagy előnye, hogy az iratok továbbítása és kezelése leegyszerűsödik.

„Nehéz megoldani a helyettesítéseket, hiszen időigényes a feladatok, és a hozzájuk köthető dokumentumok cseréje (még cégen belül is).”

• Lehetőség van egyszerre több munkatárs számára is elérhetővé tenni a dokumentumokat.

„Szeretnénk összekapcsolni a papír alapú és az elektronikus iratokat, de még nem tudjuk, mi a leghatékonyabb megoldás erre.”

• A BürOffice a papír és az elektronikus iratok összekapcsolását vonalkód alapú megoldásokkal támogatja.

„Nem tudjuk, hogy ki, mikor, mivel mennyi ideig foglalkozik.”

• A BürOffice mérhetővé teszi az egyes munkatársak tevékenységét, melynek eredményeként lehetőség van a szűk keresztmetszetek azonosítására és korrigálására.

A rendszert, mint egy általános digitális üzleti platformot gyakran egy olyan közegbe kell beépíteni, ahol már létezik egy egységes dokumentumtároló rendszer. A BürOffice esetében lehetőség van arra, hogy működése során az egyes elektronikus iratok kezelésére akár több, már meglévő háttérrendszert használjon.

Mivel a BürOffice moduláris felépítésű, így összeválogathatóak a bevezetéséhez szükséges modulok. Ennek eredményeként az új rendszer teljes mértékben igazodhat cége igényeihez és munkafolyamataihoz.

A BürOffice több féle iratkezelési módszert kombinálva is képes működni:

• Tisztán papír alapú iratkezelés, ahol csak az iktatókönyvi és ügyintézéshez szükséges adatok tárolása elektronikus
• Papír alapú és elektronikus iratok párhuzamos kezelése:
  - E-mail
  - Elektronikus adathordozók
  - Portálról érkező küldemények
• A papír alapú iratok munkaigényes mozgatását kiiktató fizikai iratokról készített iratképek alapján végzett teljes körűen elektronikus ügyintézés.

A teljes körű digitális ügyintézés folyamatában több helyen is elvégezhető a dokumentumok szkennelése. A hatékony munkavégzést vonalkód alapú megoldások támogatják.

A nagy mennyiségű iratkép kezeléséhez iratdigitalizáló és dokumentum-menedzsment eszközök illesztései állnak rendelkezésre.

Az iratkép alapú működés lehetőséget biztosít az iratkezelési és ügyintézési feladatok munkasorba irányítására, ahonnan a munkasorhoz rendelt, azonos kompetenciával rendelkező ügyintézők közvetlen vagy szabály alapú kiosztással kapják meg azokat.

A hagyományos és munkasor alapú irat- és ügykezelés tetszőlegesen kombinálható. A BürOffice megszokott irat-irat kapcsolatokon túl lehetőséget biztosít tetszőleges iratokból összeállított virtuális dossziék létrehozására. Egy dokumentum több dossziéban is szerepelhet, a hozzárendelés kézzel, fontosabb esetekben automatikusan is történhet.

A munkatársak kommunikációját segíti a rendszeren belüli üzenetküldő szolgáltatás. Az ügyintézés folyamatát támogatja az e-mail küldéssel kombinálható – így akár BürOffice-on kívüli személyeket is elérő – értesítési kör kezelő funkcionalitás is, melyben az adott kérdésre vonatkozó döntés egyszerűen rögzíthető.

A BürOffice biztosítja a speciális ügyintézési folyamatok előre meghatározott lépések szerinti automatikus irányítását. Ezt beépített funkcionalitása, illetve szabványos kiterjesztési lehetőségeinek – saját vagy külső munkafolyamat vezérlő motor, más ügykezelő rendszerek integrációja – segítségével éri el.

A BürOffice alkalmazás széles körű beépített integrációs képességekkel rendelkezik a vállalat meglévő informatikai alap-infrastruktúrájához. A további integrációs igények kielégítését megkönnyíti a BürOffice Integrációs Modulja.

A következőkben a BürOffice főbb tulajdonságait mutatjuk be:

Vonalkódok kezelése

A papír alapú iratok és a rendszerben tárolt adatok összekapcsolásának egyik leghatékonyabb módszere a vonalkódok használata:

• Iratkeresés
• Átadás-átvétel rögzítése
• Iratlistákból választás

Ezáltal a kézi vonalkód-leolvasó a BürOffice gyors és pontos vezérlő eszköze lehet.

Munkasor alapú ügyintézés

A BürOffice támogatja az ügyintézők kompetencia-csoportjainak létrehozását és az iratkezelési, ügykezelési folyamatok azokon keresztüli szervezését.

A munkasorban a feladatok automatikusan, illetve manuálisan is hozzárendelhetők a munkatársakhoz.

Csoportos műveletvégzés

Azonos státuszban levő iratokon, küldeményeken a közös műveletek egyszerre is elvégezhetők.

Prioritáskezelés

A feladatkezelés összetett prioritási rendszerrel működik, amelyben napról-napra növekszik az el nem végzett feladat prioritása.

A létrejövő feladatok manuálisan vagy több szempont szerint automatikusan is prioritási kategóriába sorolhatók, amelyek a növekedés ütemét befolyásolják.

Kiterjeszthetőség

A BürOffice lehetőséget nyújt tetszőleges rögzítő képernyő kiterjesztésére, amivel az egyes ügyintézési folyamatokhoz kapcsolódó specifikus adatok is rögzíthetővé és kezelhetővé válnak, egységesen az iratkezelésben használt általános adatokkal.

A különféle virtuális dossziék specifikus adatokkal való kiterjesztése különösen hatékony adatkezelést biztosít.

Iratkép alapú ügyintézés

A munkasor-kezelés, valamint az iratkép és a fizikai irat elkülönült útjának támogatása lehetővé teszi, hogy az e-mailek kezeléséhez hasonlóan a postai úton érkezett, papír alapú iratok ügyintézése is iratkép alapon történjen, vagyis az ügyintézéshez nem kell feltétlenül a papír dokumentumnak is vándorolnia.

A BürOffice ehhez alapkiépítésben tartalmazza a szükséges munkasorokat és a beérkező iratképekre, valamint e-mailekre vonatkozó szabályokat.

Teendőlista

A BürOffice felhasználójának aktuális feladatai automatikusan a személyes munkakosarában jelennek meg, prioritással és intézési határidővel.

A teendőre kattintva rögtön a megfelelő ügyintézői képernyő jelenik meg.

Az egységes teendőkezelő felület használata gyorsítja

a munkavégzést és csökkenti a betanítási időt.

Dossziékezelés

A BürOffice a megszokott irat-irat kapcsolatokon túl lehetőséget biztosít tetszőleges iratokból összeállított virtuális dossziék létrehozására.

Egy dokumentum több dossziéban is szerepelhet, a hozzárendelés kézzel, fontosabb esetekben automatikusan is megtörténhet.

E-mail helyett értesítés

A BürOffice az e-mailezés helyett az értesítések kezelését biztosítja. Így az e-mailek nézegetése helyett az adott feladatnál tudjuk ellenőrizni, hogy a kért vélemények megérkeztek-e már.

A rendszer kezeli a külső felhasználóknak kiküldött és megválaszolt e-mail alapú értesítéseket is.

Sablon alapú kimenőirat szerkesztés

A beépített szerkesztő átemeli a sablonba a címzett és az irat hivatkozott jellemzőit.

Iktatáskor az előállított PDf formátumú kimenő iraton megjelenhet vonalkód vagy – a szabályoknak megfelelően – akár szkennelt aláírások is.

Ablakos boríték használata esetén a nyomtatott vonalkód alkalmas a küldemény azonosítására.

Mindezekkel jelentős irattárzási-, logisztikai- és munkaerőköltség takarítható meg.

Dokumentum véleményezés

A BürOffice támogatja a több résztvevő által Word használatával történő dokumentumvéleményezést.

A funkció Word 2007-től érhető el, és a legfrissebb Word verzióval is működik.

Dashboard

A BürOffice a vezetőknek is információt szolgáltat a kollégák leterheltségéről, melynek segítségével be lehet avatkozni a terheléselosztásba.

A Dashboard teremti meg a lehetőségét az erőforrás-elosztás dinamikus kezeléséhez, mely segítségével lehetőségünk van a munkasorok terhelésének kiegyenlítésére.