Irattár


Előfordult már, hogy egy fontos papírt nem találtunk meg? Az ügyfél kérését nem tudtuk kiszolgálni emiatt, vagy rosszabb esetben a felügyeleti szervezetét? Esetleg pert vesztettünk amiatt, mert nem tudtuk bizonyítani igazunkat egy elveszett dokumentum miatt? Túl sokat fizetünk az irattárnak, mert tárolják és szükség esetén előkeresik a papírjainkat? Ha egy dokumentum több ügyben is érintett, muszáj lefénymásolnunk azt, hogy minden érintett dossziéba betegyük, ami által ismét csak a tárolási költségeinket növeljük? Az ügyintéző nem találja az iratot, emiatt kicsúszik a vállalt válaszadási, ügyintézési határidőből? Túltároljuk a dobozainkat, fizetve a magas költségeket, mert nem merjük azokat selejtezni, hátha még fontos irat van bennük? Ha ismerősek ezek a problémák, akkor egy pontosabb, hatékonyabb fizikai iratnyilvántartásra van szükségünk.

A BürOffice irattári alrendszer alapképessége az iratok és tárolóik precíz nyilvántartása. Minden adathordozót, amit kezünkbe tudunk fogni, iratnak tekintünk, legyen az papírlap vagy DVD lemez. Az iratokat pedig ún. tárolókba helyezhetjük. A tároló lehet doboz, polc, de akár maga a teljes ingatlan is, ahol a tárolást végezzük. Az iratok tárolási hierarchiája így pontosan megmondja, hogy milyen címen, ott melyik emeleten, polcon és dobozban található a kért irat.

Sokan esnek abba a csapdába, hogy úgy kezelik az irataikat, mintha egy irathoz egy elektronikus iratkép tartozhatna csak. Biztos igaz ez? Mi történik, ha a Word dokumentumomat többször is kinyomtatom? Vagy ha a papíromat többször beszkennelem, akár úgy is, hogy időközben mondjuk aláírták? A rendszerünk teljeskörű támogatást ad ezen esetek korrekt kezelésére. Azonnal látjuk egy elektronikus dokumentumról, hogy annak milyen fizikai reprezentációi vannak, és viszont, a papírunknak milyen elektronikus formái. Nem szükséges a fénymásolás, az elektronikus változat több helyre történő becsatolása után is pontosan tudjuk, hogy az eredeti papír fizikailag hol található.

Habár a rendszer nem teszi kötelezővé, az iratok kezelését nagyban elősegíti és megkönnyíti az egyedi vonalkódok használata. Ha vonalkóddal látjuk el az iratainkat, egyszerű és gyors leolvasással rengeteg munkát leegyszerűsíthetünk, meggyorsíthatunk. Be szeretnénk helyezni az iratainkat egy dobozba? A doboz vonalkódjának majd az iratok vonalkódjainak leolvasásával ez könnyedén elvégezhető. A rendszerben minden irattári elem elrendezésével kapcsolatos műveletre megtalálható annak tömeges, vonalkódleolvasó segítségével végrehajtható támogatása is.

A rendszer nyilvántartja minden iratnak a selejtezési idejét. Ezekből pedig automatikusan meghatározza a tárolójuk selejtezési idejét, ami a benne lévő iratok selejtezési idejének maximuma lesz. Így minden egyes dobozról, polcról azonnal tudni fogjuk, hogy mikor selejtezhető a tartalmuk.

Tovább gondolva, máselőnyei is vannak az irataink tárolásának nyilvántartásával. Kimutathatjuk, hogy mennyire van kihasználva az irattárunk. Nem lehet, bár telinek tűnik az irattár, a dobozaink nagy része szinte üres? Tudnánk esetleg tömöríteni? Mennyibe kerülne ez, megérné? Ha beállítunk tárolási és válogatási költséget az egyes tárolóinkhoz, akkor a rendszer kiszámítja a válogatás és tömörítés megtérülési idejét.