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BürOffice - Die Digitale Geschäftsplattform

Mit Hilfe unserer digitalen Geschäftsplattform können Sie einen großen Schritt in Richtung eines papierfreien Büros machen. Mit ihrer Hilfe wird der Weg aller elektronischen oder papierbasierten Dokumente verfolgbar, die Aufgaben können effizienter verrichtet werden, bzw. die Einhaltung der Termine werden kontrollierbar.

BürOffice wurde so eingerichtet, dass es gleichzeitig von sogar mehreren Tausend Leuten effizient und zuverlässig bei der täglichen Arbeit benutzt werden kann.

Nach unserer Marktforschung bringen unten angeschnittene Probleme die größten Herausforderungen für den Betrieb der Großunternehmen und sonstiger Organisationen.

 

Worauf gibt BürOffice eine Antwort?

  • „Wir möchten vermeiden, dass wir eine Geldbuße von der Überwachungsbehörde wegen mangelhafter Einhaltung von Gesetzen bekommen.“

BürOffice verfolgt die Einhaltung der Termine und gibt einen Multi-Level-Alarm vor Ablauf der Termine.

  • „Es bedarf einfach zu viel Arbeitskraft für die papierbasierte Verwaltung - daran möchten wir in der Zukunft ändern.“

Mit Hilfe von BürOffice können die administrativen Prozesse einer Firma einfacher und einheitlicher werden, so öffnen sich die Türen vor der Entwicklung ohne Einstellung neuer Mitarbeiter.

  • „Es ist schwierig - oft unmöglich - einzelne Arbeitsprozesse unter Kontrolle zu halten.“

BürOffice ermöglicht die einzelnen Aufgaben zu den Kollegen zu bestellen, wodurch die Arbeitsprozesse kontrollierbar werden.

  • „Die Bewegung von Dokumenten zwischen den einzelnen Standorten unserer Firma ist mit großem Aufwand an Zeit und Geld verbunden (wegen Postgebühren).“

Einer der größten Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements ist, dass die Versendung und Verwaltung von Dokumenten einfacher werden.

  • „Es ist schwierig, die Vertretungen der Kollegen zu lösen, da der Austausch von Aufgaben und der zu den Aufgaben gehörenden Dokumente zeitaufwendig ist.“

Es ist möglich, die Dokumente gleichzeitig für mehrere Kollegen erreichbar zu machen.

  • „Wir möchten die papierbasierten und die elektronischen Dokumente verknüpfen, wissen aber noch nicht, welche Methode dafür am effizientesten ist.“

BürOffice unterstützt die Verknüpfung von papierbasierten und elektronischen Dokumenten durch Lösungen, die auf Barcode basieren.

  • „Wir wissen nicht, wer sich womit, wann, wie lange beschäftigt.“

BürOffice macht die Tätigkeit der einzelnen Mitarbeiter messbar, dessen Ergebnis ist, dass Engpässe identifiziert und korrigiert werden 

Das System, als eine universelle digitale Geschäftsplattform muss oft in eine Sphäre eingepasst werden, wo es bereits ein einheitliches Dokumentenablagesystem gibt. Im Falle des BürOffice gibt es die Möglichkeit, dass bei seinem Betrieb mehrere, bereits existierende Backgroundsysteme zur Verwaltung der einzelnen Dokumente verwendet werden.

Da BürOffice modular aufgebaut ist, können die zur Einführung benötigten Module ausgewählt werden. Ergebnis ist, dass das neue System im vollen Maße zu den Bedarfen und Arbeitsprozessen Ihrer Firma angepasst werden kann.

BürOffice kann bei seinem Betrieb mehrere Dokumentenverwaltungsmethoden kombinieren.

  • Rein papierbasierte Verwaltung, wo nur die Daten der Sachregister und die zur Sachbearbeitung benötigten Daten elektronisch gespeichert werden.
  • Parallele Verwaltung von papierbasierten und elektronischen Dokumenten:

E-Mail

Elektronische Datenträger

Vom Portal ankommende Sendungen

  • Vollständige elektronische Verwaltung, welche die arbeitsaufwendige physische Bewegung (Versand) dieser Dokumente auf Grund der von papierbasierten Dokumenten gefertigten Dokumentenbilder annulliert.

 

Im Prozess der vollständigen digitalen Verwaltung können die Dokumente auf mehreren Orten eingescannt werden. Die effiziente Arbeit wird von barcodebasierten Lösungen unterstützt.

Zur Verwaltung der zahlreichen Dokumentenbilder stehen Adaptationsmittel in Form von Digitalisierer und Dokumentenmanagement zur Verfügung.

Die dokumentenbilderbasierte Funktion ermöglicht die Aufgaben des Dokumentenmanagements und der Verwaltung in Arbeitswarteschlange zu ordnen, von der zu der Arbeitswarteschlange zugeordneten Sachbearbeiter mit gleicher Kompetenz diese durch direkte oder regelbasierte Verteilung bekommen.

Die herkömmliche und arbeitswarteschlangebasierte Dokumenten- und Sachbearbeitung

können beliebig kombiniert werden. BürOffice gibt über die gewöhnten Verbindungen Dokument zu Dokument hinaus auch die Möglichkeit zur Zusammenstellung von virtuellen Mappen aus beliebigen Dokumenten. Ein Dokument kann in mehrere Mappen aufgenommen werden, die Zuweisung kann manuell, in wichtigeren Fällen auch automatisch erfolgen.

Die Kommunikation der Mitarbeiter wird von einem internen Nachrichtenübermittlungsdienst unterstützt. Der Verwaltungsprozess wird von der mit E-Mail Versand kombinierbaren Verteilerfunktionalität unterstützt, - so können auch Personen außerhalb von BürOffice erreicht werden - in der die Entscheidung auf die betreffende Frage einfach registriert werden kann.

BürOffice sorgt für eine automatische Lenkung der speziellen Sachbearbeitungsprozesse nach vorgegebenen Schritten. Das wird durch die eingebaute Funktionalität, bzw. standartmäßige Erweiterungsmöglichkeiten - eigener oder externer arbeitsprozesssteuernder Motor - erreicht.

Die Anwendung BürOffice verfügt über umfangreiche eingebaute Integrationsmöglichkeiten für die existierende IT-Grundinfrastruktur des Unternehmens. Die Abdeckung von weiteren Integrationsbedarfen werden vom Integrationsmodul des BürOffice erleichtert.

Im Folgenden werden die Hauptmerkmale des BürOffice vorgestellt:

Handhabung von Barcodes

Eine der effizientesten Methoden zur Verknüpfung von papierbasierten Dokumenten und der im System gespeicherten Daten ist die Verwendung von Barcodes:

  • Dokumentensuche
  • Registrierung von Übergabe-Übernahme
  • Wahl von Dokumentenlisten

Dadurch kann die Hand Barcode Scanner ein schnelles und genaues Steuerelement für BürOffice werden.

Arbeitswarteschlangebasierte Sachbearbeitung

BürOffice unterstützt die Erstellung der Kompetenzgruppen von Sachbearbeitern und die Organisierung der Sachbearbeitungsprozesse über diese Gruppen.

Die Aufgaben in der Arbeitswarteschlange können den Mitarbeitern automatisch, bzw. auch manuell zugewiesen werden.

Verrichtung der Arbeitsgänge in Gruppen

Auf Dokumenten, Sendungen im gleichen Status können die gemeinsamen Arbeitsgänge auch gleichzeitig vorgenommen werden.

Handhabung der Priorität

Die Aufgabenverwaltung funktioniert mit komplexen Prioritätssystem, in dem die Priorität der noch nicht verrichteten Aufgabe von Tag zu Tag höher wird.

Die entstehenden Aufgaben können manuell oder nach mehreren Gesichtspunkten auch automatisch in Prioritätskategorien geordnet werden, die Einfluss auf das Tempo des Wachsens haben.

Erweiterungsmöglichkeit

BürOffice gibt die Möglichkeit für die Erweiterung zu beliebigen Aufzeichnungsbildschirmen, wodurch auch die zu den einzelnen Bearbeitungsprozessen gehörenden spezifischen Daten registrierbar und handhabbar werden, einheitlich mit den in der Dokumentenverwaltung benützten allgemeinen Daten.

Die Erweiterung der verschiedenen virtuellen Mappen durch spezifische Daten sorgt für eine besonders effiziente Datenverwaltung.

Dokumentenbildbasierte Sachbearbeitung

Die Unterstützung der Arbeitsschlangenverwaltung, bzw. des getrennten Weges vom Dokumentenbild und tatsächlich existierendem Dokument ermöglicht, dass auch die Verwaltung der auf dem Postweg eingegangenen papierbasierten Dokumente ähnlich zu den E-Mails auf dokumentenbildbasiertem Weg erfolgt, das heißt, das papierbasierte Dokument muss zur Erledigung nicht unbedingt wandern.

BürOffice enthält dafür die benötigten Arbeitsgänge und die Regeln für die eingegangenen Dokumentenbilder bzw. E-Mails in der Grundausstattung.

Aufgabenliste

Die aktuellen Aufgaben für die Anwender des BürOffice erscheinen automatisch mit Priorität und Solltermin in dem persönlichen Arbeitskorb.

Nach Anklicken auf die zu verrichtende Aufgabe erscheint für den Sachbearbeiter der entsprechende Bildschirmbild.

Die Benutzung der einheitlichen Oberfläche für die zu verrichtenden Aufgaben beschleunigt

die Arbeit und verkürzt die zum Anlernen benötigte Zeit.

Mappenverwaltung

Die BürOffice bietet die Möglichkeit, virtuelle Mappen zu erstellen, die nach Typ, mit einem konkreten Zweck zusammengestellt sind. Beispielsweise können das alle Dokumente eines Bearbeitungsprozesses, dessen eingehende und ausgehende Nachrichten, sein.

Ein Dokument kann auch in mehreren Mappen enthalten sein. (Z.B. konkreter Fall und Kunde) Auch die Mappen können eine beliebige Hierarchie bilden.

Benachrichtigung statt E-Mail

BürOffice gewährt die Handhabung von Benachrichtigungen statt E-Mails. Statt Lesen von E-Mails kann man so bei der betreffenden Aufgabe kontrollieren, ob die angeforderten Meinungen bereits eingetroffen sind.

Das System nimmt auch die an externe Benutzer verschickten und beantworteten E-Mail-basierten Benachrichtigungen an.

Auf Formularen basiertes Editieren von Dokumenten, die extern verschickt werden.

Der eingebaute Editor übernimmt die Daten des Adressaten und die betreffenden Merkmale des Dokumentes in das Formular.

Bei der Registratur können auf dem erstellten zu versendenden PDF-Dokument Barcodes oder - entsprechend den Vorschriften - sogar gescannte Unterschriften erscheinen.

Bei Verwendung von Briefumschlägen mit Fenster ist der gedruckte Barcode zur Identifizierung des zum Versand gebrachten Dokumentes geeignet.

Durch all das können erhebliche Registratur-, Logistik- und Lohnkosten gespart werden.

Begutachtung von Dokumenten

BürOffice unterstützt die Begutachtung von mehreren Teilnehmern durch Anwendung von Word.

Diese Funktion ist ab Word 2007 erreichbar und funktioniert auch mit der neuesten Version.

Desktop

BürOffice gibt auch der Führungskraft Information über die Auslastung der Kollegen, so kann man in die Verteilung der Belastung eingreifen.

Der Desktop ermöglicht eine dynamische Verwaltung der Kraftquellenverteilung, wodurch man die Möglichkeit bekommt, die Belastung der Arbeitswarteschlangen auszugleichen.

 

Unsere wichtigsten Partner

Allianz Hungária Biztosító Zrt. (Versicherungsanstalt Allianz Hungária GAG):

- Einführung und Anpassung des operativen CRM Systems Business Navigator

- Einführung und Anpassung des digitalen Geschäftssystems BürOffice


E.ON:

– Einführung und Anpassung des digitalen Geschäftssystems BürOffice


Generali Biztosító (Versicherungsanstalt Generali):

- Einführung und Anpassung des digitalen Geschäftssystems BürOffice Navigator - Einheitliche Kundenbriefe


Raiffeisen Bank:

- Einführung von Testmethodik
- Einführung und Anpassung des digitalen Geschäftssystems BürOffice

 

Vielfältig genutzt

Die E.ON erstellt jedes Jahr mehr als 800.000 - im Jahr 2016 bereits mehr als 1.000.000 - individuelle Kundenschreiben und versendet diese im BürOffice-System mit Hilfe von mehr als 1000 Vorlagen.

Die Allianz Versicherung schickt jährlich ca. 60.000 individuelle Kundenschreiben aus dem BürOffice-System.

 

 

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