Mikor, hol, mit, hogyan …?

„Mikor, hol, mit, hogyan …” – mikorra kell befejezni a feladatot?
„Mikor, hol, mit, hogyan …” – mit kell csinálni a feladat megoldásához? 
„Mikor, hol, mit, hogyan …” – hol végezzük a feladatot?
„Mikor, hol, mit, hogyan …” – hogyan ellenőrizzük a feladatok státuszát? 

"Mire jó a szkennelés?
Lelassítja a papír haladását a szemetes felé."

Bizonyára mindenkivel előfordult már, hogy ha az egyik munkatársa Excel táblázatban dolgozik egy ügyön, akkor a másik addig várakozik. De nem is biztos, hogy megtalálja utána a táblázatot, hiszen az előző munkatárs áttette egy másik könyvtárba. Valószínűleg voltak már ilyen Houdini állományaik a szervezetükben. 

Nem ritka eset, hogy az emailen beérkező levelek piros, sárga zászlókkal ellátva kerülnek fontossági besorolásra. Esetleg a beérkező postai borítékok sétálgatnak gazdátlanul a szervezeten belül, végül egy elfelejtett polcon landolnak.

No és mi a helyzet a Postit-tel? Munkatársai biztos őszintén rajonganak a Postit cetlikért, amikkel csinosítják több százezer forintos monitorjaikat? Na persze úgy gondolják, hogy minden feladatuk legalább egy helyen van. 

Mellékesnek tűnhet, de mennyire tud fájni, hogy az ügyek hosszas feldolgozásának köszönhetően kicsúsztak egy határidőből, amiért akár még kártérítést is kellett fizetniük? 

Nem lenne jobb, ha látnánk hogy ketyeg az óra? 

Hogy miért foglalkozunk ezzel a témával ennyit? 

Vezetőként nem kell, hogy rettegésből álljon a feladatok kiosztása, mérése. Hatékonyan lehet úgy is dolgozni, hogy új digitális rendszereket vezetünk be, és annak segítségével érünk el rövid időn belül gyors eredményeket. Képzeljük csak el, beérkeznek a levelek, szkennelés után az új rendszerük iktatja, érkezteti és már be is került a vérkeringésbe. Egyszerre több ember tud foglalkozni egy üggyel, ahol lehetőség van akár még digitálisan is aláírni.  

Mit szólna hozzá, ha egy rendszer lehetővé tenné, hogy az adminisztratív kollégákat teljesítménybérben fizesse?  

Számos izgalmas témát tervezünk megírni cikksorozatunkban. A következő írásunkban az email alapú vállalatirányítás problémáit fogjuk körbejárni.